Oleh: Sutomo Asngadi, SS, MM
Fungsi Prosedur Audit Persediaan, Tantangan dan Praktik Terbaik dalam Supply Chain (Seri 17)
Fungsi Prosedur Audit Persediaan, Tantangan dan Praktik Terbaik dalam Supply Chain (Seri 17)
Sutomo Asngadi, SS, MM (Consultant/Executive Trainer Strategic Supply Chain, Logistics, Export Import dan Procurement Management)

Prosedur Audit Persediaan, Tantangan dan Praktik Terbaik
Audit dalam bentuk apa pun memakan waktu dan membutuhkan pekerjaan manual, tetapi audit memberikan pemahaman menyeluruh tentang berbagai situasi keuangan perusahaan.

Dalam hal penjualan barang, e-commerce dapat mengaudit persediaannya, baik untuk tujuan pajak setiap tahun atau hanya untuk memverifikasi unit yang ada.
Audit persediaan dapat dilakukan sendiri atau oleh pihak ketiga dan mewakili satu titik waktu.

Mari selami audit salah satu aset Anda yang paling berharga – persediaan!

Apa itu audit persediaan?

Audit persediaan didefinisikan sebagai proses verifikasi tingkat persediaan aktual perusahaan terhadap catatan keuangannya untuk memastikan akuntansi persediaan yang akurat.

Audit persediaan dapat dilakukan oleh perusahaan atau auditor eksternal untuk mengidentifikasi masalah penyimpanan persediaan dan metode akuntansi yang digunakan oleh perusahaan.

Ini bisa sesederhana menghitung tingkat stok fisik dan memverifikasi catatan, atau menggunakan auditor pihak ketiga untuk menilai semua prosedur persediaan.

9 Prosedur Audit Persediaan Umum
Untuk mengaudit persediaan, kita harus memilih metode yang paling masuk akal untuk tujuan yang dilayaninya dan siapa yang melakukan audit.

Berikut adalah beberapa analisis persediaan dan prosedur audit yang paling umum digunakan.

1. Analisis Cut Off
Ini adalah saat menangguhkan operasi seperti penerimaan dan pengiriman selama penghitungan fisik untuk memastikan tidak ada yang ditangani dan tidak diperhitungkan.

2. Persediaan fisik
Ini memastikan bahwa nomor sistem cocok dengan persediaan fisik, menghitung setiap unit. Penggunaan barcode produk dan perangkat seperti pemindai barcode persediaan memfasilitasi pelacakan elektronik.

3. Prosedur analitis
Ini melibatkan perbandingan margin kotor, tingkat perputaran persediaan dan/atau biaya per unit persediaan dengan tahun-tahun sebelumnya.

4. Analisis ABC
Ini adalah saat Anda mengelompokkan item dengan nilai dan volume yang berbeda, seperti item bernilai tinggi (atau produk "A"), produk "B" tingkat menengah, dan produk "C" bernilai rendah. Kita bahkan dapat memilih untuk menyimpan barang-barang ini dengan cara ini (yang dapat memudahkan auditor untuk memperhatikan barang-barang persediaan yang bernilai tinggi).

5. Analisis biaya pengiriman
Ini menentukan biaya pemindahan barang dari satu tempat ke tempat lain, seperti biaya pengiriman barang, dan melacak waktu antara tanggal pengiriman dan tanggal penerimaan. Dokumentasi ini menjelaskan setiap unit dalam perjalanan dan juga jika ada yang hilang atau rusak dalam perjalanan.

6. Analisis Biaya Barang Jadi
Ini sangat ideal jika kita membuat produk sendiri karena menunjukkan kapan produk siap dijual sehingga auditor dapat dengan cepat menilai persediaan untuk periode akuntansi saat ini. Auditor dapat menguji persediaan ini untuk memastikan bahwa laporan keuangan akurat.

7. Analisis Overhead
Mengetahui biaya tidak langsung dalam melakukan bisnis akan membantu kita dapat menganggarkan persediaan. Di luar material langsung dan tenaga kerja, ini terlihat pada biaya "tersembunyi" seperti sewa, utilitas, dan biaya lain untuk menjalankan bisnis - jika kita mencatat overhead di bagian biaya persediaan.

8. Rekonsiliasi elemen
Jika perbedaan terdeteksi dalam audit persediaan, kita mungkin ingin menyelidiki item rekonsiliasi untuk menentukan akar penyebabnya. Kita akan ingin melacak jika ada SKU rawan kesalahan tertentu dan mengawasinya di masa mendatang.

9. Cocokkan faktur dengan log pengiriman. Periksa apakah faktur sesuai dengan jumlah barang dan biaya persediaan yang dikirim dari gudang. Ini dapat dilakukan secara acak oleh auditor untuk memverifikasi bahwa jumlah yang tepat ditagihkan kepada pelanggan yang tepat pada waktu yang tepat.


Mengapa audit persediaan penting untuk bisnis e-commerce?

Manajemen persediaan yang efektif dapat mengurangi frekuensi, durasi, dan kompleksitas audit. Persediaan e-commerce berbeda dari toko ritel fisik karena penjualan dapat terjadi di mana saja di dunia dan oleh karena itu kurang dapat diprediksi.

Di dunia digital, metode audit persediaan Anda harus cocok. Menggunakan teknologi yang membuat penghitungan persediaan tetap sinkron secara real time daripada menggunakan sesuatu yang statis seperti Excel membantu dalam hal ini.

1. Hitung keuntungan
Audit persediaan dapat membantu kita menghitung laba yang akurat karena keakuratan akuntansi persediaan menginformasikan laba. Pelacakan dan akuntansi untuk perubahan nilai persediaan dari waktu ke waktu terkait dengan manufaktur dan harga pokok penjualan dapat secara signifikan mempengaruhi catatan akuntansi. Audit persediaan dapat mencegah persediaan dari kehabisan (atau ketika tingkat persediaan sebenarnya lebih rendah daripada yang dicatat oleh akuntansi) dan mengidentifikasi produk mahal yang bergerak lambat.

2. Anggaran yang akurat
Jika tidak memiliki metode yang akurat untuk melacak nilai persediaan, kita tidak dapat menganggarkan untuk batch persediaan berikutnya yang perlu Anda beli. Audit persediaan dapat membantu menganggarkan lebih efisien dan akurat ketika kita tahu persis berapa banyak persediaan yang dikelola dan berapa banyak stok pengaman yang perlu disimpan.

3. Temukan inefisiensi
Audit dapat membantu menemukan inefisiensi, termasuk persediaan yang tidak terjual dengan cepat (atau banyak terjual), SKU yang cepat habis dan sering menyebabkan kehabisan stok, ketidakakuratan dalam pelacakan persediaan atau penyimpanan teknis, dan kesalahan operasional lainnya.
Kita dapat menggunakan informasi ini untuk meningkatkan kesehatan keuangan bisnis dengan menghentikan produk yang gagal, menduplikasi apa yang berhasil, dan mengoptimalkan area lain dari rantai pasokan Anda, dari pabrik hingga gudang.

4. Optimalkan penyimpanan persediaan
Biaya penyimpanan adalah jumlah semua biaya yang terkait dengan penyimpanan persediaan, termasuk pergudangan, tenaga kerja, asuransi, dan sewa, dikombinasikan dengan nilai produk yang rusak, kadaluarsa, dan kadaluwarsa.

Semakin lama menyimpan persediaan dan semakin banyak persediaan yang tidak dapat gunakan, semakin banyak uang yang dibayarkan. Audit persediaan dapat membantu membatasi faktor-faktor ini.

3 Tantangan dalam Melakukan Audit Persediaan
Audit persediaan bisa menjadi tugas yang sangat sulit untuk dilakukan. Dan semakin besar perusahaan, semakin kompleks jadinya. Inilah yang mungkin kita temui.

1. Membutuhkan waktu
Mengaudit persediaan fisik itu membosankan. Pikirkan tentang hal ini: jika menjual 500 SKU dan membandingkan tingkat persediaan sebenarnya dengan jumlah yang dicatat secara elektronik atau pada lembar persediaan, itu bisa memakan waktu berhari-hari atau bahkan berminggu-minggu.
Bahkan jika memiliki satu SKU dan 3.000 unit, kita akan membuang waktu untuk aktifitas secara manual. Kegiatan proses menjadi lebih otomatis dapat menghasilkan pelaporan persediaan sangat penting untuk menghemat waktu, dengan akses ke informasi terkini di semua lokasi.

2. Sulit diukur
Semakin besar bisnis, semakin strategis kita dengan solusi persediaan. Inspeksi di tempat dapat menjadi cara yang lebih mudah dikelola untuk mengontrol audit persediaan di antara audit persediaan fisik penuh. Ini berarti memilih produk tertentu, menghitung jumlah unit yang tersedia dan membandingkannya dengan jumlah unit yang terdaftar dalam sistem.
Teknologi manajemen persediaan dapat membantu menyederhanakan metode persediaan dengan meminta verifikasi segera saat sistem menandai stok produk sebagai nol untuk mengonfirmasi bahwa tidak ada lagi unit yang tersedia.

3. Dapat menghentikan operasi
Jika menghentikan operasi semuanya untuk melakukan audit persediaan, berarti menghentikan operasi, yang mencakup pemenuhan pesanan dan pengiriman barang ke pelanggan. Di zaman Amazon, memenuhi harapan pelanggan untuk pengiriman tepat waktu dapat memengaruhi pengalaman dan kesan mereka terhadap produk dan merek Anda.


Bagaimana meningkatkan efisiensi persediaan dengan perangkat lunak ?

Kontrol persediaan sulit, tetapi menggunakan alat menagemen persediaan yang otomatis dapat membantu merampingkannya.

1. Perkiraan permintaan
Mengaudit persediaan membantu memahami perhitungan saat ini, tetapi menggunakan data untuk membuat keputusan bisnis di masa depan adalah sesuatu yang sama sekali berbeda. Peramalan permintaan memprediksi pesanan masa depan menggunakan data historis.

Hal ini memungkinkan bisnis untuk membuat keputusan yang lebih baik tentang perencanaan persediaan, penyimpanan produk, dan promosi pemasaran sambil memenuhi harapan pelanggan.

Menggunakan alat Analisis secara visual memberikan data dan metrik distribusi berikut:
1. Elemen mana yang bergerak lambat
2. Berapa hari persediaan yang dimiliki sampai diharapkan terjual (berdasarkan kecepatan SKU)
3. Bagaimana permintaan saat ini dibandingkan dengan periode sebelumnya?
4. Bagaimana penjualan  dipengaruhi oleh musim dan bulan yang berbeda
5. Berapa banyak persediaan yang pegang di pusat pemenuhan mana pun di masa lalu
6. Item terlaris dan persentase bisnis Anda yang penting
7. Dan banyak lagi


2. Simpan produk di lokasi yang “benar”
Bagian dari membuat manajemen persediaan lebih efisien adalah dengan mengoptimalkan sistem penyimpanan persediaan. Ini berarti baik di gudang dan memperkecil untuk mencari tahu di mana perlu menyimpan persediaan. Jadi, perangkat lunak manajemen persediaan yang baik seharusnya tidak hanya membantu meninjau semua SKU, tetapi juga menautkan data pengiriman untuk menutup loop.

Perangkat lunak manajemen persediaan membantu memahami di mana harus mendistribusikan stok di seluruh jaringan distribusi pusat dengan menganalisis riwayat pesanan sebelumnya. Ini memungkinkan menyimpan persediaan lebih dekat dengan pelanggan, mengurangi area pengiriman, waktu transit, dan biaya pengiriman.

Saat pesanan dilakukan, sistem secara otomatis mengaitkan pesanan dengan gudang yang memiliki persediaan yang tersedia dan paling dekat dengan pelanggan.

3. Simpan pesanan yang akurat dan tepat waktu
Perangkat lunak manajemen persediaan dapat melihat status stok dan mengetahui kapan harus mengisi kembali stok secara proaktif. Dengan menggunakan riwayat pesanan toko, sistem persediaan dapat membantu memprediksi kapan perlu mengirimkan lebih banyak stok untuk menghindari kehabisan stok - tidak perlu menghitung poin pemesanan ulang secara manual setiap saat dan akan diberitahu untuk melakukan restock di level SKU.

Selain itu, dapat mengelola cara SKU dikelompokkan ke dalam paket produk, menggabungkan SKU yang sama di seluruh toko, dan menambahkan SKU baru dengan mudah.

Kesimpulan
Penting untuk melakukan audit persediaan untuk menjaga keakuratan persediaan, mengidentifikasi depresiasi, dan memastikan bahwa Anda selalu memiliki stok yang cukup (tetapi tidak terlalu banyak) setiap saat .
(bersambung)

(###)
Supply Chain Seri 15:  Fungsi Fulfilment Management Dibalik Transaksi Bisnis melalui Platfom E-commerce
Supply Chain Seri 15: Fungsi Fulfilment Management Dibalik Transaksi Bisnis melalui Platfom E-commerce
SC Seri 14: Optimasi Warehouse Dalam Mendukung Efisiensi Kinerja Supply Chain (Bagian VI)
SC Seri 14: Optimasi Warehouse Dalam Mendukung Efisiensi Kinerja Supply Chain (Bagian VI)
SC Seri 14: Optimasi Warehouse Dalam Mendukung Efisiensi Kinerja Supply Chain (Bagian V)
SC Seri 14: Optimasi Warehouse Dalam Mendukung Efisiensi Kinerja Supply Chain (Bagian V)
Akademi Ekspor:  Mempersiapkan Rencana Bisnis Ekspor (Seri 5)
Akademi Ekspor:  Mempersiapkan Rencana Bisnis Ekspor (Seri 5)