Perbaikan System Procurement menggunakan Metodologi 5R/5S  (Seri 28-Supply Chain) 

Dalam lanskap bisnis yang serba cepat dan kompetitif saat ini, organisasi terus mencari cara untuk meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dan mengoptimalkan proses mereka.

Meskipun metodologi 5S sering dikaitkan dengan lingkungan manufaktur dan operasional, prinsip-prinsipnya dapat berhasil diterapkan pada berbagai fungsi bisnis, termasuk pengadaan. Dengan mengadopsi dan menerapkan metodologi 5S dalam proses pengadaan, organisasi dapat mencapai alur kerja yang efisien, peningkatan produktivitas, dan penghematan biaya.

Dalam tulisan ini, kita akan membahas setiap tahap metodologi 5S dan mempelajari bagaimana metodologi tersebut dapat bermanfaat bagi proses pengadaan, yang mengarah pada peningkatan efisiensi dan efektivitas.

1. Sortir: Menghilangkan Pemborosan dan Merampingkan Inventory

Langkah pertama dari metodologi 5S, Sortir, berfokus pada mengidentifikasi dan menghilangkan barang-barang yang tidak diperlukan. Dalam konteks pengadaan, langkah ini melibatkan pelaksanaan analisis inventory yang komprehensif dan penghapusan material yang usang, berlebihan, atau berlebih.

Dengan melakukan audit inventory secara berkala dan mengkategorikan item berdasarkan relevansi dan penggunaannya, profesional pengadaan dapat mengoptimalkan ruang penyimpanan dan mengurangi biaya penyimpanan. Proses penyortiran juga membantu mengidentifikasi item yang memerlukan perhatian khusus, seperti item dengan masa simpan terbatas atau item yang memerlukan kepatuhan terhadap peraturan tertentu.

Manfaat Penyortiran dalam pengadaan:

a) Peningkatan akurasi inventory: Dengan menghapus item yang usang atau berlebihan, profesional pengadaan dapat mempertahankan catatan inventory yang lebih akurat, mengurangi risiko pemesanan berlebih atau kehabisan stok. Hal ini mengarah pada peramalan permintaan dan manajemen inventory yang lebih baik.

b) Peningkatan pemanfaatan ruang: Penyortiran inventory memungkinkan pemanfaatan ruang penyimpanan yang lebih baik, mengurangi kekacauan dan menyediakan akses yang lebih mudah ke item yang dibutuhkan. Hal ini meningkatkan efisiensi dalam menemukan dan mengambil material, mengurangi waktu yang terbuang untuk mencari dan meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.

c) Penghematan biaya: Dengan menghilangkan item yang tidak perlu, organisasi dapat meminimalkan biaya penyimpanan inventory dan mengurangi potensi pemborosan dan keusangan. Hal ini berkontribusi pada penghematan biaya secara keseluruhan dan peningkatan kinerja keuangan.


2. Penataan: Pengorganisasian untuk Efisiensi dan Visibilitas

Fase Penataan berfokus pada pengorganisasian barang secara logis dan efisien. Dalam pengadaan, hal ini melibatkan penetapan pendekatan sistematis untuk mengkategorikan dan memberi label inventory, serta menciptakan lokasi penyimpanan yang jelas.

Alat manajemen visual seperti kode warna, papan tanda yang jelas, dan pelabelan standar sangat penting dalam meningkatkan efisiensi, mengurangi kesalahan, dan meningkatkan visibilitas.
Manfaat Penataan dalam pengadaan:

a) Penghematan waktu: Sistem inventory yang terorganisasi dan terkontrol secara visual mengurangi waktu yang dihabiskan untuk mencari barang tertentu, yang mengarah pada pemenuhan pesanan yang lebih cepat dan lebih akurat. Profesional pengadaan dapat dengan mudah menemukan dan mengambil barang, menghemat waktu yang berharga dan memungkinkan mereka untuk fokus pada tugas yang lebih strategis.

b) Pengurangan kesalahan: Papan tanda yang jelas dan pelabelan standar meminimalkan kemungkinan kesalahan pengambilan atau kebingungan, mengurangi risiko pesanan atau pengiriman yang salah. Hal ini meningkatkan akurasi dalam proses pengadaan, mengurangi kebutuhan untuk pengerjaan ulang atau pengembalian, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

c) Kolaborasi yang ditingkatkan: Ruang kerja pengadaan yang terorganisasi dengan baik mendorong kolaborasi yang efektif di antara anggota tim, karena setiap orang dapat dengan mudah menemukan dan mengakses materi yang dibutuhkan. Hal ini mendorong komunikasi dan kerja tim yang lancar, memungkinkan koordinasi yang lebih lancar dan pengambilan keputusan yang lebih cepat.


3. Shine: Menjaga Kebersihan dan Kondisi yang Optimal

Fase Shine berfokus pada kebersihan, pemeliharaan, dan memastikan kondisi optimal di ruang kerja pengadaan. Aktivitas pembersihan dan pemeliharaan rutin berkontribusi pada lingkungan kerja yang aman dan efisien.

Manfaat Shine dalam pengadaan:

a) Peningkatan keselamatan: Ruang kerja yang bersih dan terawat dengan baik mengurangi risiko kecelakaan, seperti terpeleset, tersandung, dan jatuh. Pembersihan area penyimpanan, peralatan, dan stasiun kerja secara teratur memastikan lingkungan kerja yang aman bagi para profesional pengadaan, mengurangi kemungkinan cedera dan gangguan pada operasi.

b) Peningkatan kualitas produk: Aktivitas kebersihan dan pemeliharaan berkontribusi pada pelestarian integritas inventory, mengurangi kemungkinan kontaminasi atau kerusakan produk. Hal ini memastikan bahwa bahan dan produk yang diperoleh memenuhi standar kualitas dan harapan pelanggan.

c) Kepatuhan terhadap peraturan: Kegiatan pembersihan dan pemeliharaan rutin membantu organisasi memenuhi persyaratan peraturan dan menjaga kepatuhan terhadap standar industri. Hal ini khususnya penting bagi industri dengan persyaratan kebersihan tertentu.

(Bersambung)