Dalam pengadaan, prediktabilitas dan penghindaran terhadap risiko adalah ciri khas organisasi yang efektif dan sukses. Mengelola risiko pengadaan adalah sangat penting dalam menciptakan nilai serta memangkas biaya bagi perusahaan kita.

 

Namun, sebelum kita dapat mengurangi risiko yang melekat pada proses pengadaan, maka kita perlu mengetahui dan memahami apa yang kita hadapi. Luangkan waktu kita sejenak untuk membiasakan diri dengan risiko pengadaan yang paling umum, dan mengendalikannya pada jalur yang benar.

Mengapa Mengontrol Risiko Pengadaan Itu Penting ?
Meskipun peran yang paling terlihat dari fungsi pengadaan adalah untuk mendapatkan barang dan jasa untuk suatu organisasi, itu hanyalah "apa" dari pengadaan.

Sedangkan "Mengapa" adalah posisi manajemen risiko berperan  dalam managamen pengadaan karena  dengan “Mengapa” adalah keseimbangan kritis antara risiko dan imbalan untuk menghasilkan efisiensi dan nilai tambah .

Dalam suatu proses pembelian, terdapat serangkaian data transaksional di belakangnya, dan membawa serangkaian variabel yang terpapar risiko, termasuk keandalan vendor, kualitas produk, kepatuhan hukum dan keuangan, serta kepuasan pelanggan / reputasi perusahaan.

Sehingga ketika terjadi  pengambilan keputusan di semua tingkatan hal ini berakibat dan dapat mempengaruhi setiap bagian organisasi, strategi pengadaan harus memprioritaskan mitigasi risiko guna memaksimalkan efisiensi dan efektivitasnya.

“Tanpa mengetahui apa yang kita butuhkan, kapan kita membutuhkannya, atau siapa yang akan mengirimkannya tepat waktu dan dengan harga terbaik, rantai pasokan kita mungkin lebih terlihat seperti rangkaian lampu hias dengan beberapa bohlam hilang.”

Jenis Risiko Pengadaan pada umumnya
Setiap organisasi berbeda, dan tidak semua perusahaan akan mengalami tingkat risiko bisnis yang sama untuk variabel tertentu.

Secara umum, proses pengadaan Anda kemungkinan akan menghadapi potensi eksposur risiko  dalam hal ;

1. Analisis Kebutuhan yang Tidak Memadai.
Kita mungkin akhirnya membeli terlalu banyak, tidak cukup, atau barang dan jasa yang kita beli sama sekali salah, dengan harga yang kurang optimal dan tanpa manfaat diskon dan skala ekonomis yang ditawarkan oleh kontrak yang telah dinegosiasikan dengan baik.

Output yang salah kemungkinan besar akan menjadi perhatian utama; baik perencanaan keuangan dan strategi pengadaan akan sangat berpengaruh terhadap akurasi.

Hubungan budget dengan perilaku pembelian yang serba sulit akan menciptakan jejak audit yang tidak lengkap sehingga membuat kita menghadapi risiko finansial yang signifikan.

Hal ini dapat merusak profitabilitas dan kemampuan kita untuk mencapai keunggulan kompetitif, serta reputasi kita akan berpengaruh kepada target customer jika kualitas dan ketersediaan barang dan jasa yang kita tawarkan tidak sesuai.

Bagaimana Mengurangi Risiko terhadap Analisis yang tidak memadai tersebut ?
Jawabanya adalah Big Data.

Semakin pentingnya teknologi informasi telah mengubah cara kita memandang segala hal mulai dari kebiasaan belanja pribadi hingga proses pengadaan perusahaan. Paket perangkat lunak pengadaan yang kuat akan memberi kita alat yang dibutuhkan untuk mengumpulkan dan menganalisis data transaksi untuk semua yang kita beli, dan memungkinkan kita untuk mengidentifikasi pola penggunaan dan informasi lain yang membuatnya lebih mudah untuk mengembangkan strategi pembelian yang lebih cerdas dan menegosiasikan kontrak yang saling menguntungkan antara kita dan pemasok terbaik.

2. Manajemen Rantai Pasokan yang Buruk.

Masalah ini berjalan seiring dengan analisis kebutuhan yang tidak memadai. APABILA kita tidak memiliki metode evaluasi vendor yang terpusat, transparan, dan mudah digunakan, kemudian metode tersbut bisa diakses bersama-sama dalam hal untuk permintaan, persetujuan, pembelian, dan pembayaran, maka pengelolaan rantai pasokan akan menjadi sulit.

Satu contoh karena Pengeluaran uang salah kelola; kita juga akan menghadapi risiko signifikan atas misalnya faktur palsu dan penyalahgunaan lainnya oleh vendor yang tidak bermoral. Staf pengadaan  kemungkinan akan menghabiskan terlalu banyak waktu mereka yang berharga untuk mengejar faktur atau mencari syarat & ketentuan, sehingga kita berisiko terlambat pembayarannya.

Selain itu, Apabila kita gagal memeriksa vendor dengan menggunakan indikator kinerja utama (KPI) maka banyak informasi yang terbuang untuk menghilangkan redundansi dan membentuk kemitraan strategis dengan pemasok terbaik. Kita tidak punya solusi darurat untuk keadaan darurat, dan pemasok tidak akan memiliki akses ke informasi yang mereka butuhkan untuk menawarkan insentif atau diskon khusus kepada kita.

Bagaimana Mengurangi Risiko Manajemen Rantai Pasokan yang Buruk?
Solusinya melakukan  pengadaan perangkat lunak terpusat berbasis cloud membuatnya lebih mudah untuk menyiapkan portal vendor dan sepenuhnya mengotomatiskan evaluasi dan manajemen vendor.

Kita dapat melacak kinerja dan masalah vendor, mengidentifikasi peluang negosiasi jika kebutuhan kita berubah, dan memotong biaya secara signifikan dengan mengalihkan sebagian dari pembelian ke mitra tepercaya dengan akses terbatas ke sistem.

Kita juga dapat mengurangi atau bahkan menghilangkan pengeluaran yang tidak perlu dengan menentukan dan menetapkan peran untuk permintaan, persetujuan, dan pembelian, dan memastikan mendapatkan harga terbaik (termasuk diskon) pada saat itu kita bisa membayar vendor tepat waktu (atau lebih awal).

Dokumen yang diperiksa dua kali atau tiga kali yang menghubungkan pesanan pembelian ke faktur dan dokumen pengiriman akan mempercepat seluruh proses pengadaan untuk membayar , serta kita bia memastikan tidak kehilangan potensi keuntungan karena tidak ada jam lembur staf tambahan atau perekrutan tambahan.

3. Manajemen Kontrak yang Tidak Efisien
Praktek pengadaan modern menganggap kontrak lebih dari sekadar perjanjian pembelian sederhana. Padahal Kontrak adalah peluang strategis untuk membentuk kemitraan yang saling menguntungkan dengan vendor yang berbagi tujuan kedepan dan tujuan organisasi kita — dan tanpa cara efektif untuk mengelolanya, kita akan mengorbankan penghematan biaya dan membuat bisnis Anda masuk kepada resiko masalah kepatuhan.

Bagaimana Mengurangi Risiko Manajemen Kontrak yang Tidak Efisien?:
Perlu adanya dokumen yang terpusat, dengan istilah yang secara otomatis ditautkan ke vendor yang disetujui dan data transaksional dapat diubah menjadi laporan untuk keuangan, pemasaran, dan manajemen atas membuat negosiasi menjadi lebih sederhana.

Peninjauan dan persetujuan oleh tim hukum berarti informasi kontrak selalu akurat dan terkini, dan staf dapat membuat kontrak baru dari draft templet yang telah disetujui sebelumnya untuk memudahkan peninjauan dan persetujuan.

Analisis data dapat memberikan wawasan tentang peluang baru untuk pengadaan, dan membantu memastikan kita dan pemasok untuk mematuhi persyaratan dan ketentuan kontrak yang ada sambil membantu kita merencanakan persyaratan dan ketentuan yang lebih menguntungkan saat waktunya untuk memperbarui.

4. Fraud dan Korupsi
Data yang tersedia atau ketidakefisienan yang tidak disengaja, yang lain disengaja  kan menimbulkan resiko dalam hal penipuan faktur, penggelapan, dan pencurian melalui penyimpanan catatan palsu. Hal ini karena Fungsi pengadaan yang terdesentralisasi dan buram menghalangi kemampuan kita untuk melihat tanda bahaya yang mungkin muncul selama analisis risiko.

Mengurangi Risiko Fraud dan Korupsi ?:
Fungsi pengadaan yang jelas dan otomatis, katalog terbatas dari vendor yang disetujui dan disukai, dan informasi transaksional lengkap dengan pemeriksaan silang dokumen menyulitkan calon penipu untuk mengirimkan faktur palsu atau menyembunyikan korupsi.

Selain itu, jejak audit lengkap tersedia untuk setiap transaksi dan proses persetujuan yang terdokumentasi lengkap meningkatkan perlindungan kita sekaligus mempermudah menghentikan perilaku ilegal sejak awal.

(###)